電子表單FAQ

• Q 1：你好，我是新進同仁，請問我需要電子表單的帳號嗎?

A：

1.中央大學的新進同仁

→在您到職時，需要由一位現任職員(即其它有電子表單帳號的同仁)

幫您跑到職通知單 (專任助理可能還需要跑約用申請表)

當流程經過一級主管同意後，同號即會被建立起來。

2.若您有其它特殊原因，不需要跑到職通知單但需要使用到電子表單系統

→則需要聯絡人事室，洽詢電子表單人事資料的相關業務負責人。

• Q 2：你好，我幫同仁跑報到流程，但帳號為什麼還沒建立?

A：

1.是否確定有跑電子流程

→部份人員跑的是紙本流程，但卻沒有跑電子流程

2. 流程是否已跑到一級主管

→目前(2010/10/21)為止，報到流程需要一級主管簽核同意後，帳號才會被建立起來

→在建立帳號後的任何關卡，若是被退回，則帳號又會自動被關閉

3. 如何查到是否已跑完一級主管

→需要由表單的建立人員，進入電子表單後，使用流程作業->流程追蹤功能，即可查到目前流程進行到那個關卡。

• Q 3：你好，為什麼我無法填寫薪額?

A：在填寫到職單時，到職人角色分類共有分為五種除了契僱人員外，其它四種都不能手動輸入薪額這四類的人員需要先填寫專任助理約用申請表，或是教師簽聘案然後在畫面的右上角，有「從專任助理約用表帶入資料」或是「由教師簽聘案帶入資料」點選後，即會把約用申請表或是教師簽聘案內的薪額，直接帶入。

• Q 4：請問我為什麼沒辦法使用電子表單請暑假?

A：可能是在寒暑假的禁休期限內。例如暑假開始前一週，暑假結束後一週，都是無法休暑假的。

• Q 5：請問我的電子表單為甚麼一直出現請先設定請假事件日期?

A：如果您的假別有請到基本假，例如特休、慰勞假等 因為這些假別是需要另一個設定檔，而系統找不到您的設定檔，因此會一直出現這些訊息，可以請人事室的相關人員幫您確認一下，假別的基本檔是否有設定。

• Q 6：請問我要補修時，需要注意哪些事項?

A：您需要注意是否有超過補休期限，如果超過的話，將無法拿來補休

• Q 7：請問為什麼我的請假單無法銷假?

A：請先使用流程追蹤功能，確認該筆表單已處於結案的狀況，結案的表單才能銷案如果未結案，請先查出目前的處理人員是誰，請該人員退回後，再把表單放棄，即可達到放棄請假單的功用。

• Q 8：請問我已確定該表單已結案，但是請假銷案單內看不到該筆請假資料，以致於無法銷案，該怎麼辦呢？

A：如果有確定該請假單已完成，而且非放棄的狀態，則大部份是超過可銷假時間，目前的請假單可銷假時間為 90　天，也就是如果你的請假單是 2011/03/01請的，則要在2011/03/01 + 90 之內啟動銷案流程，否則將看不到可以銷假的請假單。

• Q 9：請問我的結案會簽時，一直出現未達完成條件，Update P2K失敗?

A：請您確認一下是否同一天有請過二次假，在電子表單內，同一日請二次假是沒問題的

→例如上午8:00~9:00 下午 16:00~17:00再請一次假，而通常會這樣請，都是用加班補休來請

不過電子表單內的資料，最終都會寫到人事室P2K系統，而P2K是不允許這種資料寫入的，因此在Update P2K時，就會發生錯誤，故請儘量減少同一日，請二次電子表單的情況

→解決辦法→萬一真的不得已，需要這樣請，必需請管理者，把前一筆資料手動處理掉，這筆後來的資料才有辦法寫入。

• Q 10：請問我按計算請假時數，但是系統為什麼不會計算?

A：請確認該日期範圍內是否有其它的衝突，例如已有其它請假單，出差單、出國單，可從畫面內的「是否時間衝突」去查得。

• Q 11：請問我的娩假會跨年，但是系統為什麼不讓我請跨年?

A：娩假的部份，不能拆開來請，需一次請足，系統會自動判斷是否符合跨年拆單的原則，若是不符合，則會出現如圖的警告訊息。

→例如：使用者的請假截止時間是到12/30，但事實上，12/31才是一年的結束，因此系統認為沒有請假請到12/31，是無法拆單的(即使12/31如果是假日，也必需要請到12/31)，同樣的，另一張假單，就必需要從隔年的1/1開始請，則系統會去自動計算二張表單的關連，是否有符合娩假的請假規則。

• Q 12：請問我該如何設定代理人?

A：

1. 登入電子表單後，請按右上按的代理人設定

2. 在此頁面上，可以選擇「單一人員代理」或是「依規則代理」。單一人員代理：指所有表單，均送給某一個人員做代理依規則代理：表單會依條件來指定代理人

3.選擇「依規則代理」，按下新增後，即可新增一個條件

4.「多動代理人設定」當按下新增後，即可新增不同的條件，依不同的條件決定代理人為誰，目前共可使用以下的條件來決定代理人

專案名稱

流程名稱

職務名稱

部門名稱

工作主題

啟動者部門

送出者姓名

啟動者職務

啟動者姓名

工作送達時間

其它

例如

請假單，都送給administrator簽核，則可以依以下的方式來設定

5. 若是不知道等於、包含....，到底有那些項目可用，則可以點選「協助」鈕，即可彈出選項供選擇

注意：專案名稱最後面的V1.XXXX會在每次專案有異動後，跟著改變，因此請避免使用專案名稱　等於 完整的專案名稱

例如

專案名稱　等於　請假申請V1.2_20100816

此設定需要避免，儘量使用專案名稱　包含　請假申請來取代

• Q 13：請問電子表單的登入帳號、密碼為何?

A：表單的帳號，預設為身份證字號，去掉第二、三、十碼

例如：

A123456789，其帳號即為 A345678

而密碼，則是預設為身份證字號

• Q 14：請問我要啟動一張表單，但是我不知道該如何開始?

A：

1.您需要先登入電子表單系統，目前提供由Portal連過來(Portal連接電子表單圖檔)，或是由電子表單本身的入口連接過來(電子表單系統入口.jpg )

2. 點選流程作業->啟動流程 (如下圖所示)這邊可以看到您可以啟動的流程有那些，以啟動出國申請單為例，即點選[出國申請 V 1.2_20090416]裡面的[出國申請流程]

3.輸入工作主題與是否開始追蹤

4.依表單內容填寫出國相關資料

• Q 15：請問啟動表單時，職務、工作主題、優先權、是否追蹤，該如何填寫?

A：請參照此網址

• Q 16：請問我在流程追蹤內為什找不到填過的表單?

A：請參照此網址

• Q 17：請問我該如何使用表單內的夾檔元件?

A：請參照此網址

• Q 18：請問我在列印表單時，為什麼都列成六頁?

A：請參照此網址

• Q 19：請問我的電子表單內的校內分機或email不正確，該怎麼辦?

A：請參照此網址

• Q 20：我送出的表單，我怎麼知道現在送到誰那邊了，在那裡可以查得到?

A：請參照此網址

• Q 21：請問我該如何修改我的登入密碼?

A：請您到portal上進行修改

• Q 22：請問我的流程送出後才發現有資料填寫錯誤，乾怎麼辦?

A：請您使用流程追踨，查出目前是那個用者在簽核 請該使用者退回

• Q 23：流程追蹤明明看到該表單已經結案，為什麼被告知沒有送出表表單?

A：請參照此網址